可以使用 Office 程序将文件另存或转换为 PDF，以便可以共享文件或使用专业印刷机打印文件。 不需要任何其他软件或加载项。
如果希望文件具有以下特征，则使用 PDF 格式：
在大多数计算机上看起来均相同。
文件大小较小。
遵循行业格式。
示例包括简历、法律文档、新闻稿、打算 (未) 编辑和打印的文件，以及用于专业打印的文件。
重要:
许多程序（包括 Microsoft Word）都能够打开和编辑 PDF 文件。 仅以 PDF 形式共享内容并不足以保证收件人无法编辑文件。
将电子表格转换为 PDF 时，电子表格中的内部链接将在转换过程中丢失，因此需要验证链接。 但是，指向其他源的外部链接会很好。